El coronavirus ha tenido un gran impacto en todo el mundo. La principal consecuencia del virus ha sido una emergencia sanitaria sin precedentes, pero también va a generar una crisis económica a nivel mundial que se puede acentuar en determinados países. Uno de los aspectos de la vida cotidiana que parece que tardará tiempo en recuperarse es el trabajo en las oficinas.

No obstante, tarde o temprano esa vuelta llegará. Pero no hay ninguna duda de que no volverá a ser como antes. Miles de trabajadores se tuvieron que adaptar de manera fugaz al teletrabajo tras la rápida escalada de la COVID-19 en España y el consiguiente estado de alarma. Quizás era el paso que necesitaban algunas empresas para adaptarse a una digitalización que ya es una necesidad en la economía empresarial del siglo XXI.

El Gobierno e instituciones como el Ayuntamiento de Madrid ya trabajan en planes para dibujar cómo y cuándo sería la vuelta a las oficinas. El Ejecutivo publicó un documento a mediados del mes de abril de buenas prácticas en la vuelta a los centros de trabajo, extremando todavía más las precauciones. Mientras tanto, la Asociación Española de Oficinas (AEO) trabaja con el Ayuntamiento de Madrid para ofrecer las mayores garantías posibles en la vuelta a las oficinas. Mariano Fuentes, delegado del área de Desarrollo Urbano de la capital, ha afirmado que se deben "garantizar todas las medidas de seguridad necesarias" para volver con certezas y seguridad, pero recordando que la vuelta "no será masiva, sino que se seguirá combinando con el teletrabajo".

Además de ello, la consultora Colliers International ha lanzado el plan 'Back to the Office 20.20' y está siendo seguido por oficinas de muchos países. El punto más importante es la modificación total del espacio de trabajo, tanto en las oficinas como en los edificios.

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Incorporación gradual y recomendaciones a los trabajadores

Uno de los aspectos que más claro ha quedado y que ha sido respaldado por todas las partes es que la vuelta a las oficinas y a los lugares de trabajo será gradual, en ningún modo de forma masiva. Muchas empresas han implantado de manera efectiva el teletrabajo y no tienen prisa de precipitar el regreso para un nuevo brote.

Los trabajadores deben mantener la distancia interpersonal de 2 metros, impidiendo por tanto saludos cercanos, que eviten, en la medida de lo posible, el uso compartido de equipos. El Gobierno señala que en caso de que sea necesario compartirlos, "se deben aumentar las medidas de precaución, desinfectándolo antes de usarlos si es posible". En el informe de Colliers, se señala que -por ejemplo- una oficina de 1.000 metros cuadrados en la que antes podían trabajar 100 empleados, ahora solo lo podrían hacer 40 o 50. Esto quiere decir que las empresas tendrán que gestionar los equipos por turno de rotación del 50% o a través de turnos de rotación con teletrabajo.

Carteles con indicaciones y medidas

Las medidas de higiene en las oficinas y centros de trabajo se van a intensificar de manera extrema. El Gobierno aconseja la ventilación en las instalaciones de manera diaria y se recomienda reforzar las tareas de limpieza en todas las instancias y carteles preventivos con indicaciones (lavarse las manos, mantener la distancia de seguridad) para tratar de concienciar a los trabajadores.

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Ante ello, también se dará mayor importancia a la tecnología. B+SAFE es considerada una empresa innovadora en materia de tecnología y ofrece la solución de fichaje biométrico, con la creación de herramientas para fichar de manera remota desde el ordenador, el móvil o la tablet. Muchas empresas ya lo tenían implementado antes de la crisis mundial por coronavirus. Otra medida que parece fija es el sistema de control de acceso en el que se toma la temperatura, lo cual permite saber si un empleado tiene fiebre.

Compaginar teletrabajo con presencia física: ¿una opción a largo plazo?

La Asociación de Oficinas Españolas ya ha señalado que, hasta que no haya vacuna o tratamiento para la COVID-19, lo más lógico es que las oficinas no estén al 100% de su capacidad, por lo que se va a tener que compaginar el trabajo presencial con el teletrabajo. El Gobierno anunció la semana pasada que se mantendrá el teletrabajo en los sectores que "no necesiten actividad presencial" durante, al menos, dos meses más.

Varias empresas y multitud de empleados se han acostumbrado a este modelo de trabajo desde casa y Colliers asegura que ampliará y flexibilizará los horarios de entrada y salida al trabajo. De hecho, algunos han asegurado que no quieren volver a la oficina a tiempo completo y las empresas tienen menos gastos con este tipo de trabajo. El trauma no es tan grande e incluso la productividad sube.

Ahora, en las altas esferas de las empresas, se plantea la disyuntiva de si se podrá compatibilizar y compaginar el trabajo presencial y el teletrabajo cuando se recupere la normalidad. En Colliers apuntan a la posibilidad de enfocarse en un horario laboral más europeo, de manera que los trabajadores puedan irse a comer a su casa.

Los ascensores y las máquinas de café: ¿posibles focos de contagio?

En algunas empresas, de hecho, ya no se puede tomar un café con los compañeros a media mañana, el descanso se hace individualmente para evitar las reuniones en máquinas de café. Otro punto crítico y que se podría considerar posible foco de contagio son los ascensores. José María Álvarez, presidente de la AEO, aseguró que los ascensores "son elementos críticos" y es posible que su uso se vea restringido.

Algunas hipótesis apuntan que las primeras plantas se deban subir andando o que los ascensores se adecúen con una desinfección automática al quedarse vacíos por medio de ozono y rayos ultravioleta. No obstante, hay oficinas que comparten usos comunes con edificios residenciales e incluso las PYMES, que dominan gran parte del sistema empresarial del país. Miles de preguntas y muchas sin respuesta en estos momentos.

¿Traerá el coronavirus las oficinas inteligentes?

Una de las principales incógnitas de la crisis de la COVID-19 y la vuelta al trabajo presencial es si las oficinas comenzarán a aplicar las tecnologías que tienen a su alcance. Una de ellas es la contactless, que puede evitar que las personas toquen los botones de los ascensores, el pomo de las puertas e incluso el grifo del baño. Todo para que haya el menor contacto humano posible y reducir el riesgo de cualquier contagio.

El objetivo a largo plazo de empresas afincadas en España era conseguir una implementación total de la tecnología para crear las oficinas inteligentes, pero las precauciones que se tomarán a raíz del coronavirus pueden acelerar el contacto cero, o al menos acercarse lo máximo posible a ello. Acceso a la oficina a través del reconocimiento facial u ocular y cámaras en los accesos para medir la temperatura corporal pueden comenzar a estar presentes en la nueva rutina de trabajo.