Es viernes a las 18:00 de la tarde, deberías haber salido de la oficina hace tres horas y, para colmo, no acabas de terminar de revisar el último informe de tu equipo cuando tu jefe o jefa te pide que le eches “un ojo” a las facturas del último trimestre. Vuelves a decirte que no puede pasar otra semana sin que le plantes cara y le digas que no das abasto con todo, pero el mero hecho de iniciar la conversación te aterra.

Aunque no debería. Según varios expertos en productividad y comportamiento organizativo, una actitud proactiva a la hora de exponerle a tu jefe que tienes sobrecarga de tareas puede redundar en un beneficio, tanto para el trabajador como para su empresa. Eso sí, siempre que el problema se plantee del modo adecuado.

Lo primero es el elegir el instante más oportuno. Lo ideal para establecer conversaciones delicadas con un superior es estudiar previamente su horario laboral y elegir la ocasión en la que se encuentre menos ocupado. Por lo general, según varios psicólogos consultados por la revista estadounidense Forbes, deben evitarse los lunes y dar prioridad a los viernes a media mañana, así como esperar a que el jefe haya tomado su café y se encuentre fresco. Y si suele beber una o dos copas con el almuerzo, deberíamos atacar justo después.

“Una vez que has buscado el mejor momento para hablar con él o ella, debes tener en cuenta que de cada conversación ha de salir una ventaja”, aconseja Iván Gandía, experto en psicología del Trabajo y las Organizaciones y autor del libro Dirigir siendo dirigido. De este modo, por ejemplo, si al solicitar una partida extraordinaria para la compra de una nueva impresora lo mejor es plantear que se trata de una inversión, y no de un gasto, al pedir una reducción de carga de trabajo el empleado debería conseguir transmitir la idea de que hay una ventaja potencial en ello para todo el equipo.

En un sentido similar se pronuncia Julie Morgensten, experta en productividad y autora del libro Never check e-mail in the morning ("Nunca mires el e-mail por las mañanas"), quien hace hincapié en que “nunca hay que llevar al jefe un problema si no se tiene ya una solución”, y recomienda aportar siempre tres de esas posibles soluciones al exceso de curro.

Eso sí, también deben ofrecerse datos que respalden la demanda. Gandía aconseja, en este sentido, llevar por delante un registro detallado de las horas trabajadas y dedicadas a las distintas tareas, de manera que quede reflejado sin lugar a dudas que existe sobrecarga. Quizás fuese bueno, además, aludir a un famoso artículo publicado hace algunos años por The Economist sobre productividad y rendimiento que señala, basándose en datos de la Organización para la Cooperación y el Desarrollo Económico (OCDE), que cuanto más trabajan las personas más disminuye la productividad.

Otra táctica “necesaria”, aporta Gandía, consiste en preguntarle a nuestro superior cada vez que nos encargue una nueva tarea si se trata de algo importante o urgente, y actuar en consecuencia. “El concepto de lo que es importante y lo que es urgente debemos aprender a manejarlo, tanto jefes como empleados, pues no es lo mismo una cosa que otra. Imagina que te llamo y te digo que mandes este informe ahora mismo. ¿Ese informe es importante o urgente? Puede ser una cosa u otra. Si no es urgente y es viernes por la noche, aunque sea importante, se puede dejar para más adelante”.

Así, si se tratase de algo importante, pero no urgente, deberíamos planificar cuidadosamente una fecha límite para realizar el encargo, sin prisa; si es urgente pero no importante, lo más inteligente es intentar delegar el trabajo lo antes posible; Y si es importante y urgente, lo “hago yo y lo hago ya”.

Si el jefe responde bien a estas actitudes, el experto aconseja “premiarlo” reconociendo que nos ha facilitado nuestra labor y gracias a ello hemos incrementado nuestro rendimiento, ya que ese tipo de refuerzo positivo con la persona que tenemos encima del organigrama de la empresa favorece la comunicación entre ambos en un futuro.

Precisamente sobre este flujo de información con nuestro superior se pronuncian los expertos en Comportamiento Organizativo y Liderazgo John J. Gabarro y John P. Kotter, quienes apuntan que los trabajadores tienden a subestimar lo que necesitan saber sus jefes, y lo que saben. En su artículo Managing Your Boss, publicado en la Harvard Business Review Classics, recomiendan mantener al jefe informado sobre nuestro desempeño a través de procesos que se ajusten a su estilo, y siempre ser directo sobre las buenas y las malas noticias. “Los subordinados de confianza solo hacen promesas que pueden mantener y no sombrean la verdad ni minimizan los problemas difíciles”, sostienen.

Si nuestra incapacidad para asumir todas las tareas está motivada por cuestiones de tipo personal, Morgensten nos insta a ser francos al respecto. “Puedes decirle a tu jefe: ‘Si ignoro este problema, creará un enorme estrés en mi familia y afectará a mi rendimiento laboral”. En estos casos, nuestro tono debe ser sencillo y el discurso fundamentado, y debe plantearse como un problema de carácter temporal.

Una de las situaciones más habituales vinculadas al estrés laboral por sobrecarga de trabajo tiene que ver con el uso del tiempo personal para realizar encargos imprevistos. ¿A quién no le ha llamado su jefe estando de vacaciones o de fin de semana para pedirle que mande el informe del que habían hablado “en un momentito”? Ante esto, Gandía se muestra tajante: “Ni se te ocurra atender la llamada. Si descuelgas el teléfono esta vez volverá a llamarte el fin de semana que viene”.