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Cómo firmar un archivo pdf que no se puede editar y un documento de Word

Te contamos cómo se puede cumplimentar cualquier trámite de forma digital con Autofirma y otros métodos para firmar un documento desde el móvil y el ordenador.

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Cómo firmar un archivo pdf que no se puede editar por el móvil

Una firma en sí significa una representación escrita a mano (y, a menudo, estilizada) del nombre de una persona, apodo o incluso otra marca que una persona escribe en documentos como prueba de identidad e intención. La firma manuscrita representa el nombre y el apellido o el título que escribe una persona de su propia mano, y legalmente tiene fines “identificatorios, jurídicos, bancarios, representativos y diplomáticos”, actuando de elemento acreditativo de que una persona es quien dice ser.

Desde hace varios años, se puede firmar un documento de forma física tradicional -estampando tu firma en un papel con un boli, lápiz, etc-, y también firmar un documento digital de forma online. Vamos a ver varios casos con archivos PDF y Word.

¿Cómo firmar un archivo PDF?

La manera más fácil y oficial para firmar un PDF sin editar o alterar el contenido del mismo consiste en utilizar el programa oficial del Ministerio de Hacienda y Administraciones Públicas: Autofirma. Está disponible para todos los ciudadanos con DNIe que dispongan del Certificado FNMT.

El usuario indica qué fichero quiere firmar y la aplicación escoge automáticamente el formato de firma qué debe aplicar, de manera muy intuitiva. Se puede ejecutar desde el propio navegador (para firmar directamente documentos oficiales que se requieren en ciertos procedimientos administrativos) o realizando la instalación de la última versión actualizada de Autofirma:

Firmar un PDF con AutoFirma

  1. Descarga y ejecuta el programa AutoFirma
  2. Selecciona el fichero a firmar. Se abrirá una ventana para buscar y adjuntar el documento a firmar. Se puede hacer pulsando el botón de seleccionar fichero a firmar, o arrastrando el documento a firmar al área grisácea.
  3. Una vez ha seleccionado el fichero, en el área anteriormente grisácea aparecerá el símbolo de un documento PDF, con el nombre del fichero para ser firmado. Un botón a la derecha “Ver Fichero” te permitirá verlo antes de firmarlo para comprobar que se trata del documento que se desea
  4. Hacer la firma visible o no visible: en esta pantalla aparece un check “Hacer la firma visible dentro del PDF”, este check permite insertar dentro del documento una marca que lleva incorporado los datos de su firma electrónica. Si no quieres hacer visible la firma, pulsa en FIRMAR.
  5. Si quieres hacer visible la firma, hay que marcar la casilla “Hacer la firma visible dentro del PDF” y FIRMAR. Esta pantalla mostrará todas las páginas del documento. Se puede decidir si mostrar la firma en una en concreto (al final del documento o al principio) o en cada uno de ellas. Para que el fichero quede firmado electrónicamente no es necesario que sea visible.
  6. A continuación debes elegir si deseas firmar con un certificado electrónico o con DNI electrónico. Una vez indicado el programa mostrará una pantalla para seleccionar la firma a utilizar.
  7. Una vez seleccionado el certificado o DNI adecuado, el documento se firmará electrónicamente, pidiendo dónde ser guardado y con qué nombre.

¿Cómo firmar un documento de Word?

Para firmar un documento de Word se pueden recurrir a varios métodos. Es un proceso sencillo y te contramos tres formas distintas para incluir una firma digitalizada en archivos tipo .doc y .docx:

  1. Haz tu firma en un papel lo más blanco posible
  2. Coge el móvil y hazle una foto con la cámara del smartphone, asegurándote que está puesta en la máxima calidad y resolución posible, y que cuentas con una buena iluminación para hacer la foto.
  3. Pasa la imagen a tu ordenador.
  4. Otra forma es si tienes un escáner en casa -por ejemplo una impresora con escáner-, puedes firmar en un papel y escanearlo para convertirlo directamente en un archivo de imagen que guardar en el ordenador, con una extensión común: .bmp, .gif, .jpg o .png.
  5. Ahora, cuando tengas que firmar un documento, ábrelo con Microsoft Word, dale a Insertar > Imágenes, y mete la firma en el documento como una imagen. Guarda los cambios y ya tienes un doc firmado digitalmente.
  6. Otra alternativa es abrir el documento con Office y darle a Insertar > Línea de firma
  7. La tercera opción es convertir ese archivo .doc que tienes que firmar a un archivo .PDF. Y una vez hecho, sigue el proceso de más arriba sobre editar con AutoFirma.