Cómo añadir contraseña y cifrar tus archivos de Office

Aunque la palabra cifrar y contraseña nos pueda sonar muchas veces más a película hackers, su significado está presente en decenas de aplicaciones que usamos todos los días, y que sin un cifrado adecuado dejarían nuestros datos a merced de aquellas personas que disfrutan aprovechándose de archivos y programas ajenos. Los archivos de Office en muchas ocasiones son el objetivo más atractivo para los hackers, ya que su uso principalmente profesional puede proporcionar información muy lucrativa.

Cómo proteger con contraseña los archivos de Office

Una forma sencilla de proteger nuestros archivos de la manos ajenas es aplicando una contraseña a estos que cifrará todo el contenido del documento. Cuando ciframos estos documentos todo su contenido se hace ilegible para cualquier otra persona que quiera manipularlo salvo que conozca la contraseña que hemos aplicado. Para poder poner una contraseña a un archivo de Office para encriptarlo tenemos que seguir unos pasos muy sencillos.

Para poder proteger un archivo de Office sólo tenemos que pulsar sobre archivo, una vez en el siguiente menú pulsaremos sobre información. Al hacer esto veremos un menú desplegable que nos permitirá seleccionar distintas formas de protección del documento. La que a nosotros nos interesa es la tercera de ellas y se denomina “Cifrar con contraseña”. Una vez que pulsemos sobre esta opción veremos cómo aparece una nueva ventana que nos pregunta por la contraseña con la que queremos proteger el documento.

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En este punto Word ya nos advierte de que si olvidamos o perdemos la contraseña del documento no habrá forma de recuperarla, por lo que debemos ser muy cautos a la hora de llevar a cabo esta operación. Lo más recomendable es que si vamos a compartir el archivo nos guardemos una copia sin cifrar en un dispositivo extraíble para que en caso de que se nos olvide la contraseña podamos recuperar el archivo de nuevo.

Esta opción es muy útil cuando distribuimos archivos de contenidos de gran valor y no queremos que nadie tenga acceso a ellos salvo las personas de nuestra confianza o que tengan que colaborar con nosotros en la manipulación del documento. Se trata de una operación muy sencilla que podemos completar en uno segundos y que nos va a librar de muchos problemas a la hora de trabajar con información delicada.

Cifrar archivos no está sólo al alcance de hackers y empresas de seguridad, todos tenemos acceso a ello y es tan sencillo como os lo hemos explicado.