Trucos para gestionar mejor tu bandeja de entrada de Outlook

En alguna ocasión te hemos dado algunos consejos básicos para manejar las diferentes opciones del servicio de mensajería de Windows, pero hay una sección que utilizas siempre que entras y que tiene mucho que ofrecerte. La bandeja de entrada tiene muchas opciones que tal vez desconozcas y te pueden ayudar a gestionar mejor todos los mensajes que te llegan a Outlook.

Utiliza las reglas

Seguramente sabrás que para gestionar tu correo en Outlook puedes crear carpetas para mejorar tu organización. Arrastrar uno a uno todos los mensajes entrantes es un proceso que te quita tiempo, pero puedes automatizar este proceso gracias a una opción que se llama Reglas. En las opciones de procesamiento automático tendrás una sección llamada Procesamiento automático, donde se encuentran las reglas. Puedes asignar una palabra o dirección concreta para que todo lo relacionado con ellas se almacene automáticamente en esa división.

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Olvídate de borrar el correo basura

Outlook también tiene una herramienta para gestionar el correo no deseado. En la parte de Correo y Correo electrónico no deseado podrás editar la lista de todas las direcciones que te pueden mandar mensajes sin bloquearlos o aquellos cuyo contenido no te interesan. Otra opción es utilizar el consejo anterior para que el sistema discrimine según qué palabras aparecen el en el mensaje o quien lo ha enviado.

Utiliza el cuadro de búsqueda

Posiblemente el sistema de búsqueda es la herramienta más útil si nunca has gestionado tu correo. La ventaja que te da es la de encontrar entre toda la montaña de correos virtuales uno que te hayan mandado hace mucho tiempo y no encuentras o bien tienes que pasar muchas páginas para encontrarlo. Responde a parámetros en los que tiene en cuenta las comas para encontrar varios mensajes con las palabras clave que le das.

Formato condicional

Ya hemos hablado de que Outlook es capaz de gestionar el correo entrante de manera automática, pero también es capaz de aplicar un formato específico según una regla. Esto quiere decir que los correos se aparecerán de un color y fuente determinados para diferenciar unos mensajes de otros. También aplica variaciones sobre a qué carpeta debe ir o si cambia una vez se haya abierto. Esta función está disponible en la versión de escritorio de Outlook y se accede por la parte de Vista>Ajustes>Formato condicional.

Recupera un correo enviado

Por defecto, esta opción está inhabilitada en todas las versiones de Outlook salvo si la cuenta que utilizas es profesional o Exchange. Estos usuarios al formar parte de una red de trabajo común tienen la opción de recuperar un correo electrónico enviado por error a una persona de la red antes de que lo haya abierto. Si la cuenta es externa esta opción no funcionará.